AI-notulen
Plak een transcriptie of je ruwe aantekeningen. Een AI-agent schrijft de notulen, scheidt wat echt is besloten van wat alleen is besproken en maakt van de actiepunten echte taken met eigenaren, in plaats van een samenvatting die niemand twee keer leest.
De overleggen waarvoor mensen het gebruiken
Verschillende overleggen vragen om verschillende notulen. Constant blijft de scheiding die de agent afdwingt: wat is besloten, wat alleen is besproken en wat iemand nu moet doen.
Terugkerende teamoverleggen
Het vaste overleg waarin de actiepunten van vorige week stilletjes verdwijnen. Taken worden aangemaakt met eigenaren, zodat het volgende overleg begint bij wat echt is opgeschoten.
Klant- en leveranciersgesprekken
Notulen die zijn geschreven om verstuurd te worden, niet alleen om op te bergen: neutraal, kort en expliciet over wat elke partij de ander schuldig is vóór het volgende gesprek.
Bestuurs- en formele vergaderingen
Besluiten nauwkeurig geformuleerd, aanwezigheid vastgelegd, goedkeuringen gescheiden van de discussie: de vorm die een formeel verslag moet hebben.
Interviews en gebruikersonderzoek
Wat de persoon echt zei, gescheiden van wat jij concludeerde. De citaten blijven herleidbaar in plaats van op te lossen in een samenvatting.
Workshops en lange sessies
Twee uur uiteenlopende ideeën teruggebracht tot de handvol besluiten die overbleven, met open vragen die open blijven in plaats van stilletjes te verdwijnen.
Notities die je met de hand maakte
Geen transcriptie nodig. Plak fragmenten en de agent reconstrueert het verslag en markeert duidelijk waar hij iets moest afleiden in plaats van lezen.
Zo werkt het, in drie stappen
- 1
Plak de transcriptie of je notities
Een volledige transcriptie, een export van je recorder of half leesbare aantekeningen. Het hoeft niet netjes of op volgorde te zijn.
- 2
De agent scheidt besluit van discussie
Hij schrijft de notulen, isoleert wat echt is afgesproken, benoemt de eigenaar van elk actiepunt en markeert alles wat onopgelost bleef.
- 3
De actiepunten worden echte taken
Actiepunten komen als taken met eigenaren en data in je werkruimte, en de besluiten worden bewaard in het bedrijfsgeheugen voor latere overleggen.
Waarom dit beter is dan een samenvatting van het overleg
De meeste tools geven je een samenvatting, een kortere versie van het overleg. Notulen zijn iets anders: ze leggen vast waaraan het overleg het bedrijf heeft gebonden.
| Een gegenereerde samenvatting | VEII-agent | |
|---|---|---|
| Besluiten | Vermengd met de discussie | Apart vermeld, in de woorden waarover men het eens was |
| Actiepunten | Een opsomming die niemand weer opent | Taken in de werkruimte, met een eigenaar en een datum |
| Onopgeloste punten | Stilletjes weggelaten | Gemarkeerd als open, zodat ze het volgende overleg halen |
| Volgend overleg | Begint met geheugen en goede wil | Begint bij wat de laatste besluiten waren en wat is opgeschoten |
| Institutioneel geheugen | Een document in een map | Besluiten in het bedrijfsgeheugen waar de agents bij kunnen |
| Rommelige invoer | Heeft een nette transcriptie nodig | Werkt met fragmenten en zegt waar hij iets heeft afgeleid |
Voor wie dit is
Wie uiteindelijk de notulen maakt
Je kunt een overleg niet voorzitten en tegelijk notuleren, een van de twee gaat slecht. Neem het op, plak het en neem deel aan het overleg in plaats van te typen.
Hier is de transcriptie van een productplanningsoverleg van 45 minuten met vijf mensen. Schrijf notulen die ik in het teamkanaal kan plaatsen, scheid besluiten van discussie en maak voor elke toezegging een taak met de persoon die haar deed.
Bureaus en adviesbureaus
De kloof tussen wat de klant denkt dat is afgesproken en wat jij denkt dat is afgesproken is waar projecten misgaan. Notulen die dezelfde dag in neutrale taal worden gestuurd, dichten die kloof zolang het nog goedkoop is.
Maak van dit klantgesprek notulen die ik binnen een uur kan versturen. Neutrale toon, zonder commentaar: wat we hebben afgesproken, wat er sinds de vorige keer is veranderd, wat nog openstaat en wat elke partij schuldig is vóór het volgende gesprek.
Oprichters en kleine directieteams
Kleine bedrijven nemen dezelfde besluiten elke paar maanden opnieuw omdat niemand heeft vastgelegd waarom het eerste besluit werd genomen. Het besluit, en de redenering erachter, bewaren doorbreekt die lus.
Schrijf notulen op basis van deze transcriptie van het directieoverleg. Leg bij elk besluit de redenering vast, niet alleen de uitkomst, en onthoud het zodat we het volgend kwartaal niet opnieuw bespreken.
Veelgestelde vragen
Hoe werken AI-notulen?
Je plakt een transcriptie of je eigen ruwe aantekeningen en een AI-agent schrijft het verslag: de notulen zelf, de besluiten apart van de discussie eromheen, de actiepunten met een eigenaar en een datum en een expliciete lijst van wat onopgelost bleef. De actiepunten worden daarna als taken aangemaakt in plaats van als opsomming te blijven staan.
Is de notulentool gratis?
Ja. VEII draait op gratis modellen, dus notulen schrijven kost je niets en er is geen creditcard bij het aanmelden, geen kosten per overleg en geen limiet op het aantal dat je draait.
Heb ik een opname of transcriptie nodig?
Een transcriptie werkt het best, maar is niet vereist. De agent reconstrueert ook uit fragmentarische handgeschreven aantekeningen een bruikbaar verslag en markeert duidelijk waar hij iets moest afleiden in plaats van lezen, zodat je het verschil ziet tussen wat gezegd is en wat is gereconstrueerd.
Neemt het deel aan mijn gesprekken om ze op te nemen?
Nee, en dat is bewust. Het werkt met een transcriptie die je al hebt, uit de recorder of het platform dat je toch al gebruikt. Daardoor komt er niets nieuws bij je overleggen en verschijnt er geen aparte bot in de ruimte waarvoor toestemming nodig is.
Wat gebeurt er met de actiepunten?
Ze worden echte taken in je werkruimte, elk met de persoon die ze op zich nam en de datum die is toegezegd, en staan zo op dezelfde plek als de rest van het werk. Dat is het verschil tussen een actiepunt dat wordt afgehandeld en een opsommingsteken in een document dat niemand weer opent.
Kan het notulen in een andere taal schrijven?
Ja. Het kan de notulen schrijven in een andere taal dan waarin het overleg werd gehouden, wat het normale geval is bij een gesprek in de ene taal dat wordt gerapporteerd aan een hoofdkantoor in een andere.
Worden besluiten tussen overleggen onthouden?
Ja. Besluiten worden bewaard in je bedrijfsgeheugen, zodat de agents de volgende keer kunnen terughalen wat is besloten en waarom. Dat voorkomt dat een klein team dezelfde vraag elke paar maanden stilletjes opnieuw beslist.
Notuleer je volgende overleg
Maak een gratis werkruimte, plak de transcriptie van het overleg waar je net uit komt en zie hoe besluiten en actiepunten worden gescheiden voordat je ze met de hand uitwerkt.
Schrijf gratis notulen